mercoledì 27 novembre 2013

COME NON INIZIARE UNA MAIL DI LAVORO

Articolo tratto da trampolinodilancio

PC Ho ricevuto ieri una mail da una studentessa che inizia con Spettabile Paola Chiesa.

Mi viene quindi il dubbio che, prima ancora di approfondire le tecniche più sofisticate per scrivere una lettera chiara e persuasiva, sia necessario dare qualche suggerimento ai nostri giovani lettori su come non sembrare degli alieni rispetto al mondo del lavoro (dove plausibilmente sperano di entrare) già nell’intestazione.

Non ho competenze tecniche sull’argomento ma vi dico quanto con buon senso e esperienza ho imparato in questi anni. Ecco alcuni modi per iniziare una mail:
  • Spettabile sicuramente si usa solo per società. A meno che la studentessa non abbia pensato che io fossi una spa con nome e cognome del proprietario, come la Sergio Tacchini o la Calvin Klein, va sicuramente escluso un inizio di questo genere. Il mio consiglio è di non usarlo mai, ma di individuare sempre all’interno di qualsiasi organizzazione nome e cognome di una persona alla quale inviare una mail più mirata.
  • Gentile o gentilissima è come si comincia una mail rivolta a una donna. In Italia siamo molto formali, quindi faccio generalmente precedere al cognome l’appellativo “dottoressa”, anche se non sono sicura che il mio interlocutore abbia effettivamente il titolo di laurea. Direi che se scrivete a un professore in Università potete presumerlo con un certo grado di sicurezza. È più elegante non abbreviare dott.ssa, e tanto meno gent.le . Quindi l’inizio di una mia mail potrà essere: Gentilissima dottoressa Cognome, o Gentile dottoressa Cognome. Mettere anche il nome è, a mio parere, ridondante.
  • Con gli uomini? Credo di non essere smentita se dico che nel marketing, anche scrivendo a persone che non si conoscono, egregio suona immotivatamente pomposo. Ho letto chegentile sarebbe solo per le donne, ma visto che sostengo che i valori femminili, come la gentilezza, sono utili anche ai manager uomini, io inizio anche le mail con riceventi maschi con questo aggettivo.
  • Buongiorno, buonasera: se avete avuto già una corrispondenza con una persona alla quale ancora non date del tu, al posto dell’intestazione formale preceduta da gentile, potete mettere Buongiorno dottor Tal dei Tali, o buonasera, a secondo dell’ora del giorno (credo che il galateo suggerisca il buonasera dopo le 16, chi mi conosce sa che a voce io saluto con buongiorno o buonasera con la più assoluta casualità rispetto all’effettiva ora del giorno. Per iscritto cerco di essere più attenta).
  • Ciao o caro/a. Quando entrate (o siete) in confidenza con una persona potete scegliere tra ciao o caro/a seguito ovviamente dal nome proprio. Di solito lascio che sia un cliente a cominciare con questo approccio più sciolto, e cerco per mimesi di utilizzarlo solo quando anche lui o lei lo fa.
Mi farebbe piacere sapere da colleghi manager aziendali se queste indicazioni valgono anche nelle loro strutture, per non scoprire di essere stata io l’aliena in tutti questi anni!

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